Procesos Operativos en Correos: Valijas, Buzones, City Pack y Gestión de Envíos
Respuesta rápida
Los procesos operativos de Correos incluyen la gestión de valijas (unitoque y bitoque), la recogida de buzones siguiendo hojas de ruta, la operativa de City Pack con códigos de apertura y depósito en terminales automatizados, y el manejo de envíos estacionados y mal encaminados mediante el sistema SGIE, donde las instrucciones siempre llegan a través del sistema y nunca mediante contacto directo con el remitente.
Puntos clave
Valijas Unitoque y Bitoque
Las unitoque permiten entrega y recogida simultánea; las bitoque requieren dos visitas (entrega a primera hora, recogida a última).
City Pack sin reembolsos
Los envíos con importes asociados nunca pueden dejarse en terminales automatizados City Pack.
5 días para recoger
El cliente tiene 5 días naturales para recoger su paquete del City Pack antes de que se genere servicio de recogida.
Sin contacto directo
Las unidades nunca contactan directamente al remitente de envíos estacionados; las instrucciones siempre llegan por SGIE.
Dos intentos obligatorios
Las notificaciones en buzón de vacaciones requieren obligatoriamente dos intentos de entrega antes de enviar el aviso.
Grabación diaria obligatoria
El seguimiento de campaña debe grabarse todos los días, incluso con cantidad cero, hasta el cierre de la campaña.
Paso a paso
Recepción de valijas: Comprobar en SGIE que todas las valijas están presentes y confirmar o desmarcar las que falten
Preparación para recogida de buzones: Preparar bandejas con sacas vacías, recoger hoja de ruta, llaves y partes de incidencia
Operativa City Pack entrega: Verificar procedencia del envío, comprobar si hay hueco disponible en el terminal y obtener código de apertura
Gestión de envíos mal encaminados: Identificar el tipo de error, corregir código postal si procede y contenerizar en bandejas adecuadas
Reenvío postal: Preparar testigo naranja, etiqueta de alerta y sobres de reenvío vacíos para el cartero
Envíos estacionados: Dar de alta en almacén de estacionado y esperar instrucciones a través de SGIE
Ejemplos resueltos
Problema 1Un cartero tiene que entregar un paquete en un terminal City Pack pero no hay hueco disponible. ¿Cómo debe proceder?
Un cartero tiene que entregar un paquete en un terminal City Pack pero no hay hueco disponible. ¿Cómo debe proceder?
Solución:
- 1Verificar si se dispone del teléfono del destinatario
- 2Si hay teléfono: contactar con el destinatario para consultarle si prefiere entrega en domicilio o aviso para recogida en oficina
- 3Si no hay teléfono: no asignar el envío a sección por falta de hueco
- 4Esperar 48 horas revisando a cada tour si queda algún hueco libre
- 5Si transcurridas las 48 horas sigue sin hueco, proceder según protocolo de la unidad
El cartero debe contactar con el destinatario si tiene su teléfono, o esperar 48 horas revisando disponibilidad de huecos si no lo tiene.
Verificación: Verificar que no se ha dejado el envío sin gestionar y que se ha registrado la incidencia correspondiente
Problema 2Llega un envío registrado mal encaminado a una unidad de reparto. ¿Cuál es el procedimiento correcto?
Llega un envío registrado mal encaminado a una unidad de reparto. ¿Cuál es el procedimiento correcto?
Solución:
- 1Dar de alta el envío mal encaminado en la unidad
- 2Liquidarlo como 'mal encaminado por Correos'
- 3Depositar directamente en las bandejas correspondientes
- 4Contenerizar en bandejas A, B o C según el formato
- 5Etiquetar la bandeja de forma clara y legible especificando el contenido
- 6Remitir al centro de tratamiento correspondiente
Se da de alta, se liquida como mal encaminado por Correos, se conteneriza en bandeja adecuada según formato y se remite al CTA.
Verificación: Comprobar que la bandeja está correctamente etiquetada y que se ha comunicado la incidencia al jefe de sector
Problema 3Un cliente tiene activo el servicio de buzón de vacaciones y recibe una notificación. ¿Cómo se gestiona?
Un cliente tiene activo el servicio de buzón de vacaciones y recibe una notificación. ¿Cómo se gestiona?
Solución:
- 1Realizar el primer intento de entrega: liquidar como 'ausente' sin necesidad de sacar a reparto físico
- 2Completar correctamente toda la información necesaria en el sistema
- 3Realizar el segundo intento de entrega en fecha y hora que cumpla con las características de la notificación
- 4Liquidar el segundo intento con el motivo 'buzón de vacaciones'
- 5Pasar lista del envío
- 6Dirigir el aviso al buzón de vacaciones del cliente
Las notificaciones requieren dos intentos de entrega: el primero se liquida como ausente y el segundo como buzón de vacaciones, enviando el aviso al sobrecolector.
Verificación: Verificar que se han cumplido los dos intentos de entrega reglamentarios antes de enviar el aviso
Procesos Operativos en Correos: Guía Completa de Valijas, Buzones, City Pack y Gestión de Envíos
Introducción
Los procesos operativos de Correos abarcan una amplia variedad de procedimientos esenciales para garantizar la correcta distribución y entrega de envíos. Este artículo profundiza en la gestión de valijas, la recogida de buzones, la operativa del servicio City Pack, el manejo de envíos mal encaminados, el reenvío postal, el buzón de vacaciones y el seguimiento de campañas publicitarias.
Gestión de Valijas: Unitoque y Bitoque
¿Qué son las valijas?
Las valijas son contenedores especiales utilizados para transportar documentos entre las propias oficinas de Correos y los clientes corporativos. Su gestión eficiente es fundamental para mantener el flujo de correspondencia empresarial.
Proceso de recepción
El procedimiento comienza con la recepción de valijas en la unidad. El responsable debe comprobar en el sistema SGIE que todas las valijas programadas están presentes. Si todas están correctas, se confirma la recepción. En caso de que falte alguna, se desmarca la correspondiente y se confirma igualmente, quedando registrada la incidencia.
Tipos de valijas
Valijas Unitoque: Son aquellas en las que la entrega y recogida se realizan simultáneamente. El cartero entrega una valija nueva al cliente y, en el mismo momento, recoge la que este tiene preparada. Este sistema optimiza los recursos al requerir una única visita.
Valijas Bitoque: En este caso, la operación se divide en dos momentos. La entrega de la valija se realiza a primera hora del reparto, mientras que la recogida se efectúa a última hora. Este sistema permite al cliente disponer de más tiempo para preparar su documentación.
Consideraciones importantes
Un aspecto fundamental que debe recordarse es que las valijas no se firman ni en el momento de la entrega ni en el de la recogida. Cuando se regresa a la unidad con valijas no entregadas, estas se entregan al responsable de la unidad para que gestione la incidencia y pueda programar un nuevo intento en el siguiente turno o al día siguiente.
Recogida de Buzones: Procedimiento Paso a Paso
La recogida de buzones es una tarea que requiere una preparación meticulosa para garantizar su correcta ejecución.
Preparación previa
Antes de iniciar la ruta, el personal debe:
- Preparar las bandejas con sacas vacías para la recogida
- Recoger la hoja de ruta correspondiente
- Obtener las llaves de los buzones asignados
- Tomar los partes de incidencia por si fuera necesario documentar algún problema
Ejecución de la ruta
Una vez preparado el material, se procede a:
- Cargar las sacas y bandejas vacías en el vehículo
- Controlar el horario de salida de la ruta
- Acudir al primer buzón según el orden establecido
- Anotar cualquier incidencia de mantenimiento que se detecte
- Descargar la correspondencia y etiquetar las bandejas
Finalización
Al regresar a la unidad, se debe entregar la hoja de ruta al responsable junto con cualquier documentación de incidencias detectadas durante el servicio.
Operativa de City Pack: Entrega y Recogida
El servicio City Pack utiliza terminales automatizados (taquillas inteligentes) que permiten a los destinatarios recoger sus paquetes en cualquier momento.
Procedimiento de entrega
Verificación inicial: Lo primero es comprobar la procedencia del envío, diferenciando si proviene de una tienda asociada o si es una compra directa admitida por Correos, ya que cada uno tiene códigos diferentes. También hay que verificar si es necesario convertir el código a formato City Pack a través de SGIE.
Restricción importante: Los envíos con importes asociados (reembolsos) nunca pueden dejarse en terminales City Pack. Estos deben enviarse a la oficina de referencia para su entrega presencial.
Proceso de asignación:
- Dar de alta el envío en la unidad
- Asignar a sección en la PDA
- El sistema comprueba automáticamente la disponibilidad de hueco
- Si hay hueco, se reserva automáticamente
- La PDA muestra el código de apertura
Gestión de falta de hueco
Cuando no hay espacio disponible en el terminal:
- Con teléfono del destinatario: Contactar para ofrecer entrega domiciliaria o aviso para recogida en oficina
- Sin teléfono del destinatario: No asignar a sección y esperar 48 horas revisando disponibilidad a cada tour
Proceso tras el depósito
Una vez depositado el envío, el cliente recibe un SMS notificándole que dispone de 5 días naturales para recogerlo. Si transcurre este plazo sin recogida, la unidad recibe automáticamente un servicio de recogida con el código de apertura correspondiente para recuperar el envío y trasladarlo a la oficina de referencia.
Operativa de recogida
El servicio de recogida llega a través del buzón electrónico de SGIE indicando el terminal concreto y el código de apertura. El cartero se asigna el servicio, acude al terminal, utiliza el código de barras pequeño (código de apertura del cartero) ante el lector, y el compartimento se abre para recoger el paquete. Es fundamental pegar la etiqueta al envío antes de recoger el siguiente.
Manejo de Envíos Mal Encaminados
Los envíos mal encaminados pueden detectarse en diferentes momentos del proceso: durante la recepción de carga o durante la clasificación general.
Comunicación de incidencias
La unidad siempre comunica las incidencias al jefe de sector, quien a su vez lo traslada al jefe del CTA con copia al coordinador de logística. Las causas pueden ser malos encaminamientos por el cliente, por Correos, o discrepancias entre el contenido y la etiqueta exterior.
Procedimiento según tipo de envío
Envíos ordinarios: Se corrige el código postal tachando el erróneo y consignando el correcto. Si afecta a muchos envíos, se introducen en bandejas directas al destino correcto.
Envíos registrados: Se dan de alta, se liquidan como "mal encaminado por Correos" y se depositan en las bandejas correspondientes para reencaminarlos.
Envíos estacionables: Se estacionan para contactar con el remitente a través del sistema.
Envíos no estacionables:
- Paquete azul con teléfono: llamar para corregir dirección
- Sin teléfono: pasar lista como avisado por dirección incorrecta
Contenerización
- Envíos ordinarios: Bandejas A o B según formato
- Envíos registrados: Bandejas A, B o C según formato
Todas las bandejas deben etiquetarse de forma clara y legible especificando el contenido.
Reenvío Postal y Buzón de Vacaciones
Gestión del reenvío postal
El responsable debe preparar el material necesario para el cartero:
- Testigo de reenvío naranja con detalle del servicio
- Etiqueta redonda de alerta
- Sobres de reenvío vacíos
Productos excluidos del reenvío postal:
- Giros
- Productos telegráficos
- Paquetería
- Certificados con AR y prueba de entrega electrónica (en reenvíos internacionales)
- Notificaciones cuyo contrato especifique exclusión
Para envíos ordinarios, se introducen en el sobre de reenvío con etiqueta de servicio y sello de fecha. Para registrados, se graban en SGIE, se coloca etiqueta tapando la dirección original pero dejando visible el nombre del destinatario, y se liquidan como "petición de repetición".
Gestión del buzón de vacaciones
Envíos ordinarios: Se introducen todos en el sobre colector.
Envíos registrados: Quedan como avisados con un solo intento, se confecciona aviso de llegada manual que se introduce en el sobre colector.
Carta ordinaria urgente y avisos de servicio: Se introducen directamente en el sobre colector sin pasar a lista.
Notificaciones: Requieren obligatoriamente dos intentos de entrega:
- Primer intento: liquidar como ausente (sin salir a reparto)
- Segundo intento: realizar en fecha/hora adecuada, liquidar como "buzón de vacaciones", pasar lista y enviar aviso al sobre colector
Seguimiento de Campañas de Público Correo
Esta herramienta permite monitorear las campañas publicitarias registrando diariamente los envíos recibidos y distribuidos.
Tipos de campañas
- Nuevas: Anunciadas pero sin envíos físicos presentados
- Abiertas: Activas con envíos en circulación
- Cerradas: Transcurrido el plazo de 15 días
Obligaciones de grabación
Es obligatorio grabar diariamente:
- Alta recepción: número de envíos recibidos
- Alta distribución: número de envíos sacados a reparto
Aunque la cantidad sea cero, debe grabarse hasta el cierre de la campaña. El plazo para rectificar errores es de 4 días.
Gestión de Envíos Estacionados
Los productos que admiten estacionamiento son:
- PK (Pack Premium)
- PQ (Pack Estándar)
- PH (Pack Ligero)
Procedimiento
- Dar de alta el envío en almacén de estacionado
- El sistema envía alerta automática al remitente
- Esperar instrucciones a través de SGIE
Regla fundamental: Las unidades nunca contactan directamente con el remitente. Todas las instrucciones sobre cómo proceder (devolución, reenvío, etc.) deben llegar exclusivamente a través del sistema SGIE.
Recepción de Servicios Telegráficos
A través del buzón electrónico de SGIE llegan:
- Telegramas
- Burofaxes
- Avisos de servicio
- Solicitudes de recogida
Cada mañana deben imprimirse, introducirse en sobres y grabarse en la sección correspondiente. Es crucial verificar que la impresión sea correcta (sin caracteres extraños, todas las hojas completas). La ventana del contador de impresiones no debe cerrarse hasta que llegue a cero.
Avisos de llegada M40
Para envíos ordinarios y registrados con entrega en oficina (sin reparto domiciliario), se imprimen diariamente los avisos M40 y deben repartirse el mismo día de su impresión.
Conclusión
La correcta ejecución de estos procesos operativos garantiza la eficiencia del servicio postal y la satisfacción del cliente. Es fundamental conocer las particularidades de cada procedimiento, especialmente las restricciones y excepciones que aplican a cada tipo de envío o servicio.
Errores comunes
Dejar envíos con importes asociados en terminales City Pack
Verificar siempre si el envío tiene reembolso u otro importe antes de asignarlo a City Pack
Los envíos con importes asociados deben enviarse a la oficina de referencia para entrega presencial
Contactar directamente con el remitente para gestionar envíos estacionados
Las instrucciones deben llegar siempre a través de SGIE, nunca por contacto directo
Dar de alta el envío en almacén de estacionado y esperar instrucciones del sistema
Incluir productos excluidos en el reenvío postal
Revisar el detalle del servicio y conocer los productos excluidos: giros, telegráficos, paquetería, certificados con AR
Consultar siempre la lista de productos excluidos antes de tramitar el reenvío
No grabar diariamente el seguimiento de campaña aunque la cantidad sea cero
Las campañas activas requieren grabación diaria hasta su cierre
Grabar todos los días tanto en alta recepción como en alta distribución, incluso con cantidad cero
Cerrar la ventana del contador de impresiones antes de que llegue a cero
La cuenta pendiente debe quedar a 0 antes de ordenar nuevas impresiones
Esperar siempre a que el contador llegue a cero antes de cerrar la ventana
Glosario
- Valija Unitoque
- Tipo de valija donde la entrega y recogida al cliente se realizan simultáneamente, en el mismo momento.
- Valija Bitoque
- Tipo de valija donde la entrega se realiza a primera hora del reparto y la recogida a última hora.
- City Pack
- Servicio de Correos que utiliza terminales automatizados (taquillas inteligentes) para la entrega y recogida de paquetes, donde el destinatario accede mediante un código de apertura.
- SGIE
- Sistema de Gestión Integral de Envíos, plataforma informática de Correos para la gestión y seguimiento de todos los procesos operativos.
- Envío estacionado
- Envío que queda retenido en la unidad a la espera de instrucciones del remitente debido a una incidencia en el reparto. Solo aplica a PK (pack premium), PQ (pack estándar) y PH (pack ligero).
- Mal encaminado
- Envío que ha sido direccionado incorrectamente durante el proceso de distribución, ya sea por error en el código postal, manipulación de cargas o clasificación.
- Buzón de vacaciones
- Servicio que permite retener la correspondencia del cliente durante un período de ausencia, enviándole los avisos de llegada a un sobrecolector específico.
- Reenvío postal
- Servicio que permite redirigir la correspondencia de un destinatario a una nueva dirección, utilizando testigo naranja, etiqueta de alerta y sobres de reenvío.
- Sobrecolector
- Sobre especial utilizado para recopilar todos los envíos destinados al buzón de vacaciones de un cliente.
- Seguimiento de campaña
- Herramienta de SGIE que permite a las unidades registrar y monitorear diariamente los envíos recibidos y distribuidos de campañas de público correo y publibuzón.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre valijas unitoque y bitoque?
En las unitoque se entrega y recoge la valija simultáneamente; en las bitoque se entrega a primera hora y se recoge a última hora del reparto.
Las valijas unitoque optimizan el tiempo ya que el cartero realiza el intercambio de valijas en una sola visita al cliente. Las bitoque requieren dos visitas: una al inicio de la ruta para entregar y otra al final para recoger, lo que permite al cliente disponer de más tiempo para preparar su documentación.
¿Qué ocurre si un cliente no recoge su paquete del City Pack en 5 días?
La unidad recibe un servicio de recogida con código de apertura para recuperar el envío y llevarlo a la oficina de referencia.
Transcurridos los 5 días naturales sin recogida, el sistema genera automáticamente un servicio de recogida. El cartero acude al terminal con el código de apertura, recupera el envío y lo traslada a la oficina de referencia donde queda como 'avisado en terminal automatizada'. Si el cliente tampoco lo recoge en la oficina, el director lo caduca como sobrante.
¿Se puede dejar cualquier tipo de envío en un terminal City Pack?
No, los envíos con importes asociados (reembolsos) no pueden dejarse en City Pack.
Los envíos con importes asociados requieren cobro en el momento de la entrega, por lo que no se pueden depositar en terminales automatizados. Estos envíos deben enviarse directamente a la oficina de referencia para que el destinatario los recoja presencialmente y abone el importe correspondiente.
¿Qué productos están excluidos del reenvío postal?
Giros, productos telegráficos, paquetería, certificados con AR y prueba de entrega electrónica en reenvíos internacionales, y notificaciones según contrato.
Estos productos requieren entrega específica o tienen características que impiden su reenvío automático. Es fundamental verificar el detalle del servicio contratado para asegurarse de tramitar únicamente los envíos permitidos y evitar incidencias.
¿Cómo se gestiona una notificación cuando el destinatario tiene activo el buzón de vacaciones?
Se realizan dos intentos de entrega: el primero como ausente y el segundo como buzón de vacaciones, enviando el aviso al sobrecolector.
Para cumplir con el proceso legal de notificación, es obligatorio realizar los dos intentos reglamentarios. El primer intento se liquida como 'ausente' sin necesidad de salir físicamente a reparto. El segundo intento debe realizarse cumpliendo las características propias del tipo de notificación y se liquida como 'buzón de vacaciones', pasándolo a lista y enviando el aviso al sobrecolector del cliente.
¿Puede el jefe de unidad llamar directamente al remitente de un envío estacionado?
No, las instrucciones siempre deben llegar a través de SGIE, nunca mediante contacto directo con el remitente.
El procedimiento establece que la unidad debe dar de alta el envío en el almacén de estacionado y esperar. El sistema envía automáticamente una alerta al remitente, quien a su vez informará a través de SGIE sobre cómo proceder (devolución, reenvío a otra dirección, etc.). Este protocolo garantiza la trazabilidad y evita malentendidos.
¿Con qué frecuencia hay que grabar el seguimiento de campaña?
Todos los días hasta que se cierre la campaña, incluso cuando la cantidad a grabar sea cero.
La herramienta de seguimiento de campaña requiere grabación diaria tanto en alta recepción como en alta distribución. Aunque no hayan llegado envíos ese día (cantidad cero), es obligatorio registrarlo para mantener actualizada la información que recibe el cliente sobre el estado de su campaña de público correo o publibuzón.
¿Cuánto tiempo hay para rectificar un error en el seguimiento de campaña?
El plazo para rectificar es de 4 días desde que se grabó la información errónea.
La herramienta dispone de un apartado 'Modificar' que permite corregir errores tanto en alta recepción como en alta distribución dentro de los 4 días siguientes. Pasado este plazo, no se podrán realizar correcciones y el error quedará registrado en el sistema.
¿Cómo se containerizan los envíos ordinarios mal encaminados?
En bandejas A o B según el formato, etiquetadas claramente con el contenido.
Todos los envíos ordinarios (cartas y público correo) mal encaminados se containerizan en bandejas A o B dependiendo de su tamaño. Si hay volumen suficiente para un mismo destino, se hace una bandeja directa. Todas las bandejas deben etiquetarse de forma clara y legible especificando su contenido y remitirse al centro de tratamiento correspondiente.
¿Qué son las campañas nuevas, abiertas y cerradas en seguimiento de campaña?
Nuevas son las anunciadas sin envíos físicos aún; abiertas tienen envíos en circulación; cerradas han transcurrido los 15 días de plazo.
Una campaña nueva es aquella que el cliente ha anunciado pero aún no ha presentado físicamente los envíos. Las campañas abiertas son las activas donde los envíos ya están en el circuito postal. Las campañas cerradas son aquellas que han transcurrido el plazo de 15 días y se dan por finalizadas tras ese período de trabajo.
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