Procesos de entrega en oficinas de Correos: recepción, almacenamiento y gestión
Respuesta rápida
Los procesos de entrega en oficinas de Correos incluyen la recepción de envíos desde unidades de reparto, centros de tratamiento y Correos Express, su almacenamiento en distintos tipos de almacenes (avisados, apartados, lista, no domiciliarios y no embuzonables), y la entrega diferenciada según sean envíos ordinarios (sin firma) o registrados (con identificación y firma en tableta digitalizadora).
Puntos clave
Cuatro fuentes de envíos
Los envíos llegan de URO/US, centros de tratamiento, buzón electrónico SGIE y Correos Express
Cinco almacenes para ordinarios
Avisados, no domiciliarios, lista de correos, apartados y no embuzonables
Diferencia clave en la entrega
Ordinarios: sin firma. Registrados: con identificación y firma en tableta digitalizadora
Seis tipos de entrega especial
Fallecidos, quiebra, militares, menores, dominios web y notificaciones a personas jurídicas
Protocolo antifraude
Siempre requiere denuncia policial y copia en oficina para detener pagos al remitente
Control de oficinas rurales
Las oficinas técnicas supervisan estampilladoras, productos, giros y reembolsos
Paso a paso
Recepción del envío en oficina y verificación de su procedencia (URO, US, centro de tratamiento, buzón electrónico o Correos Express)
Clasificación del envío según su tipología (ordinario o registrado) y respaldo con sello de fecha
Almacenamiento en el almacén correspondiente según el tipo de envío
Localización del envío cuando el cliente se presenta con aviso de llegada o SMS
Verificación de identidad del destinatario mediante DNI, pasaporte, tarjeta de residencia o carné de conducir
Para envíos registrados: acceder a SGIE, leer código de barras, cumplimentar datos del receptor y recoger firma en tableta digitalizadora
Ejemplos resueltos
Problema 1Un cliente se presenta en oficina con un aviso de llegada de un libro de 600 gramos. ¿Cómo se procede a la entrega?
Un cliente se presenta en oficina con un aviso de llegada de un libro de 600 gramos. ¿Cómo se procede a la entrega?
Solución:
- 1Identificar que se trata de correspondencia no domiciliaria (libro superior a 500 gramos)
- 2Localizar el envío en el almacén de correspondencia no domiciliaria
- 3Solicitar al cliente el aviso de llegada
- 4Verificar la identidad del destinatario con documento válido
- 5Entregar el envío sin necesidad de firma (es ordinario)
Se entrega el libro previa presentación del aviso de llegada e identificación, sin requerir firma al ser envío ordinario.
Verificación: Verificar que el nombre del destinatario coincide con el documento de identidad presentado
Problema 2Se detecta un posible fraude en un envío contra reembolso después de haberlo entregado y cobrado. ¿Qué procedimiento debe seguirse?
Se detecta un posible fraude en un envío contra reembolso después de haberlo entregado y cobrado. ¿Qué procedimiento debe seguirse?
Solución:
- 1El cliente debe interponer denuncia policial el mismo día
- 2El cliente debe presentar copia de la denuncia en la oficina
- 3El responsable de oficina debe realizar las tareas para otorgar estado de liquidación al envío en SGIE
- 4Se detiene el pago al remitente del envío
- 5Se espera a las diligencias policiales o judiciales correspondientes
El empleado informa al cliente que debe presentar denuncia policial y copia de la misma en la oficina el mismo día para detener el pago al remitente.
Verificación: Confirmar que se ha recibido la copia de la denuncia antes de proceder a cualquier actuación
Problema 3Un envío certificado llega a la oficina para un cliente con apartado postal número 245. ¿Cómo se almacena y entrega?
Un envío certificado llega a la oficina para un cliente con apartado postal número 245. ¿Cómo se almacena y entrega?
Solución:
- 1Al ser registrado, se recibe con control de listado y despacho
- 2Se almacena en el almacén de apartados postales
- 3Se clasifica en el casillero correspondiente al apartado 245
- 4Cuando el cliente se presente, se localiza el envío
- 5Se accede a SGIE, se lee el código de barras
- 6Se cumplimentan los datos del receptor
- 7El cliente firma en la tableta digitalizadora
El envío se almacena en el casillero del apartado 245 y se entrega con identificación y firma en tableta al ser registrado.
Verificación: Verificar en SGIE que el envío queda correctamente registrado como entregado
Procesos de Entrega en Oficinas de Correos: Guía Completa
Los procesos de entrega en las oficinas de Correos constituyen un elemento fundamental del servicio postal español. Esta guía detalla todos los procedimientos relacionados con la recepción, almacenamiento y entrega de envíos, tanto ordinarios como registrados, así como los protocolos especiales para situaciones particulares.
Procedencia de los Envíos en Oficinas
Los envíos que llegan a las oficinas de Correos para su entrega al cliente pueden proceder de diferentes fuentes. Las Unidades de Reparto Ordinario (URO) y las Unidades de Servicios (US) son las principales proveedoras de correspondencia que no pudo entregarse a domicilio.
Además, los envíos pueden llegar desde los centros de tratamiento automatizado, que procesan grandes volúmenes de correspondencia. El buzón electrónico de SGIE es otra fuente importante, especialmente para productos telegráficos como telegramas y burofax. Finalmente, Correos Express también entrega envíos urgentes directamente en las oficinas.
Tipos de Envíos con Entrega en Oficina
Las oficinas de Correos funcionan como puntos de entrega para correspondencia que no tiene reparto domiciliario. Entre estos envíos se encuentran:
- Libros que superan los 500 gramos de peso
- Publicaciones periódicas de más de 800 gramos
- Paquetería con entrega en oficina de referencia u oficina elegida por el destinatario
- Envíos de dinero internacionales y giros inmediatos nacionales (exclusivamente a personas físicas)
- Envíos voluminosos que no caben en los buzones domiciliarios
- Correspondencia dirigida a apartados de correos
- Envíos a lista de correos con oficina especificada
- Correspondencia avisada por las unidades de reparto ordinario
Almacenamiento y Entrega de Envíos Ordinarios
Los envíos ordinarios, al carecer de código de seguimiento, no requieren tratamiento especial para su recepción. Sin embargo, es obligatorio respaldarlos con el sello de fecha para dejar constancia del momento de recepción.
Tipos de Almacenes para Envíos Ordinarios
Almacén de Avisados
Destinado a envíos con reparto a domicilio cuya entrega no pudo efectuarse por diversos motivos. La entrega se realiza previa presentación del aviso de llegada y documento de identificación, sin necesidad de firma.
Almacén de Correspondencia No Domiciliaria
Almacena envíos que por sus características no salen a reparto domiciliario, como libros pesados y publicaciones voluminosas. Las unidades de distribución generan e imprimen un aviso de llegada para estos envíos.
Almacén de Lista de Correos
Pensado para envíos dirigidos a personas sin residencia fija en la localidad. Cuando existen varias oficinas en el municipio, la entrega se realiza normalmente en la oficina principal. Se requiere identificación mediante DNI, pasaporte, tarjeta de residencia o carné de conducir.
Almacén de Apartados
Clasifica los envíos según el número de apartado postal de destino. En oficinas con gran número de apartados, se puede realizar una clasificación previa por rangos para facilitar el depósito. Existen apartados particulares, apartados 24/7 y apartados de franqueo en destino.
Almacén de No Embuzonables
Reserva- do para envíos ordinarios cuyas dimensiones exceden lo permitido para su depósito en buzón domiciliario.
Entornos Especiales de Entrega
Existen circunstancias especiales donde los envíos se encaminan a la oficina de referencia en lugar del domicilio:
- Zonas de nueva ocupación que aún no tienen servicio de reparto
- Áreas donde, aunque reúnan requisitos para distribución domiciliaria, no se puede realizar por distintos factores
- Zonas con casilleros concentrados pluridomiciliarios aún no instalados
- Localidades donde el órgano regulador ha dictado resolución para entrega en oficina
En estos entornos, la correspondencia ordinaria se entrega en oficina, mientras que la certificada puede entregarse a domicilio o en oficina según las circunstancias.
Almacenamiento y Entrega de Envíos Registrados
Los envíos registrados llegan a la oficina desde URO, US, centros de tratamiento o Correos Express. A diferencia de los ordinarios, requieren control mediante listados y despachos.
Almacenes para Envíos Registrados
- Almacén de avisados: para certificados no entregados a domicilio
- Almacén de apartados postales: clasificados por número
- Almacén de paquetería no domiciliaria y lista
- Almacén de estacionados: envíos en espera de resolución
- Almacén de archivos: documentación relacionada
Procedimiento de Entrega de Registrados
- Localizar el envío en el almacén correspondiente utilizando los datos del aviso de llegada o SMS
- Trasladar el envío al puesto de atención al público
- Comprobar que el tipo de envío corresponde con lo solicitado
- Acceder a SGIE y leer el código de barras del envío
- Cumplimentar los datos del receptor en el sistema
- El destinatario firma en la tableta digitalizadora
Cuando el envío tiene importes asociados (reembolso, derechos de aduana, tasas de devolución), se retira la documentación correspondiente para su posterior liquidación.
Condiciones Específicas de Entrega
Determinados envíos requieren procedimientos especiales que difieren del estándar:
Envíos a Personas Fallecidas
Requieren verificación del estado del destinatario y protocolos específicos de gestión.
Envíos a Comerciantes en Quiebra
Personas declaradas en concurso de acreedores tienen restricciones en la recepción de correspondencia.
Envíos a Unidades Militares
Cuentan con procedimientos adaptados a las características de estas instituciones.
Envíos a Menores de Edad
Requieren la intervención de tutores legales o representantes autorizados.
Correspondencia a Dominios Web
Situaciones donde la dirección incluye un dominio de internet.
Notificaciones a Personas Jurídicas y Organismos Públicos
Procedimientos formales para garantizar la correcta recepción.
Otros Procedimientos de Entrega
Existen modalidades alternativas de entrega:
- Entrega con PDA
- Envíos con entrega exclusiva al destinatario
- Cobro de derechos de aduana
- Envíos con tasa de devolución
- Productos telegráficos y fax
- Entrega con recogida
- Servicio de buzón de vacaciones
- Envíos contra reembolso
- Gestión de expediciones
Gestión de Posibles Fraudes
Los fraudes en envíos contra reembolso son una preocupación importante. El procedimiento varía según el momento de detección:
Detección Antes de la Entrega
Opción 1: Devolver el envío directamente al remitente.
Opción 2: Si el destinatario manifiesta intención de denunciar, el envío se almacena en la oficina hasta ser declarado sobrante. El empleado comunica al cliente que debe presentar copia de la denuncia.
Detección Después de la Entrega
Si ya se realizó la entrega con firma y cobro del reembolso, y el cliente comprueba que el contenido no corresponde con lo esperado:
- El cliente debe interponer denuncia policial el mismo día
- Presentar copia de la denuncia en la oficina
- El responsable realiza las tareas para otorgar estado de liquidación en SGIE
- Se procede a detener el pago al remitente
Importante: Cualquier actuación para detener el pago debe venir precedida de diligencias policiales o judiciales.
Gestión en Servicios Rurales y Oficinas Auxiliares
La oficina técnica de la que dependen los servicios rurales es responsable del control financiero de todos los movimientos generados por las oficinas auxiliares.
Aspectos de Control
- Estampilladoras: control del gasto de estampillas adscritas a cada oficina auxiliar
- Productos para venta: asignación y seguimiento del inventario
- Giros: puesta al pago y liquidación
- Reembolsos: liquidación de los importes entregados
Este control garantiza la transparencia y eficiencia en la gestión de los recursos de las oficinas rurales.
Resumen de Puntos Clave
Los procesos de entrega en oficinas de Correos se estructuran en función del tipo de envío. Los ordinarios no requieren firma y se almacenan en cinco tipos de almacenes según su naturaleza. Los registrados exigen un proceso completo en SGIE con identificación y firma en tableta digitalizadora.
Las condiciones específicas aplican a envíos dirigidos a destinatarios especiales como fallecidos, menores o unidades militares. Ante posibles fraudes en reembolsos, el protocolo depende del momento de detección, siendo siempre necesaria la denuncia policial para detener pagos al remitente.
Las oficinas técnicas supervisan el control financiero de los servicios rurales, garantizando la correcta gestión de estampilladoras, productos, giros y reembolsos.
Errores comunes
Solicitar firma en tableta digitalizadora para envíos ordinarios
El envío no tiene código de seguimiento ni está registrado en SGIE
Los envíos ordinarios solo requieren presentación del aviso de llegada e identificación, sin firma
Almacenar envíos sin respaldarlos con el sello de fecha
Envíos sin marca de fecha de recepción en el almacén
Siempre respaldar los envíos urgentes no registrados con sello de fecha antes de almacenarlos
Entregar envíos de lista de correos en cualquier oficina
El destinatario solicita el envío en una oficina secundaria cuando debería ir a la principal
Si hay varias oficinas en la localidad, la entrega se realiza en la oficina principal del municipio
No verificar el tipo de envío antes de la entrega
Entregar un envío registrado como si fuera ordinario (sin firma)
Siempre comprobar en SGIE el tipo de envío y seguir el procedimiento correspondiente
Aceptar denuncia de fraude sin presentación de copia oficial
Cliente reclama fraude solo verbalmente sin documentación policial
Informar al cliente que debe interponer denuncia policial y presentar copia en la oficina el mismo día
Glosario
- URO
- Unidad de Reparto Ordinario, encargada de la distribución de correspondencia ordinaria a domicilio.
- US
- Unidad de Servicios, unidad de reparto que gestiona determinados tipos de envíos postales.
- SGIE
- Sistema de Gestión Integral de Envíos, plataforma informática de Correos para el seguimiento y control de envíos registrados.
- Envío ordinario
- Envío postal sin código de seguimiento ni registro, que no requiere firma para su entrega.
- Envío registrado
- Envío postal con código de seguimiento que requiere identificación del destinatario y firma en tableta digitalizadora para su entrega.
- Apartado postal
- Casillero numerado en una oficina de Correos donde se deposita la correspondencia dirigida a ese número en lugar de a un domicilio.
- Lista de correos
- Servicio que permite recibir correspondencia en una oficina postal a personas sin residencia fija, indicando la oficina como dirección.
- Correspondencia no domiciliaria
- Envíos que por sus características (peso, tamaño) no se entregan a domicilio sino directamente en oficina.
- Tableta digitalizadora
- Dispositivo electrónico donde el destinatario firma para confirmar la recepción de envíos registrados.
- Envío contra reembolso
- Envío cuya entrega está condicionada al pago de un importe por parte del destinatario, que se transfiere posteriormente al remitente.
Preguntas frecuentes
¿De dónde proceden los envíos que se entregan en las oficinas de Correos?
Proceden de las unidades de reparto (URO y US), centros de tratamiento, buzón electrónico de SGIE y Correos Express.
Los envíos que llegan a las oficinas para su entrega al cliente pueden venir de diferentes unidades: las unidades de reparto ordinario (URO) y de servicios (US), desde los centros de tratamiento automatizado, a través del buzón electrónico de SGIE donde se reciben productos telegráficos como telegramas y burofax, y también desde Correos Express para envíos urgentes.
¿Qué tipos de envíos se entregan directamente en oficina y no a domicilio?
Libros de más de 500g, publicaciones periódicas de más de 800g, paquetería con entrega en oficina, giros, envíos a apartados y lista de correos.
Se entregan en oficina: libros de más de 500 gramos, publicaciones periódicas superiores a 800 gramos, envíos de paquetería con entrega en oficina de referencia u oficina elegida, envíos de dinero internacionales y giros inmediatos nacionales (solo a personas físicas), envíos voluminosos que no caben en buzón, correspondencia dirigida a apartados postales y a lista de correos.
¿Cuáles son los tipos de almacenes para envíos ordinarios en una oficina de Correos?
Almacén de avisados, de correspondencia no domiciliaria, de lista de correos, de apartados y de no embuzonables.
Los envíos ordinarios se clasifican en cinco tipos de almacenes: el de avisados (para envíos con reparto a domicilio fallido), el de correspondencia no domiciliaria (libros pesados, publicaciones), el de lista de correos (para personas sin residencia fija), el de apartados (clasificados por número de apartado) y el de no embuzonables (envíos cuyas dimensiones exceden el buzón).
¿Es necesaria la firma para entregar un envío ordinario?
No, los envíos ordinarios no requieren firma, solo presentación del aviso de llegada e identificación del destinatario.
Al no estar registrados y no tener código de seguimiento, los envíos ordinarios no requieren firma en tableta digitalizadora. La entrega se realiza previa presentación del aviso de llegada y la identificación del titular o persona autorizada mediante DNI, pasaporte, tarjeta de residencia o carné de conducir.
¿Cómo se realiza la entrega de un envío registrado en oficina?
Se localiza el envío, se accede a SGIE, se lee el código de barras, se cumplimentan los datos del receptor y el cliente firma en tableta.
El procedimiento incluye: localizar el envío en el almacén correspondiente, trasladarlo al puesto de atención, comprobar que es el envío correcto según el aviso o SMS del cliente, acceder a SGIE, leer el código de barras del envío, cumplimentar los datos del receptor en el sistema y finalmente el destinatario debe firmar en la tableta digitalizadora.
¿Qué tipos de envíos tienen condiciones específicas de entrega diferentes a la estándar?
Envíos a fallecidos, personas en quiebra, unidades militares, menores, dominios web y notificaciones a personas jurídicas.
Existen procedimientos especiales para: envíos dirigidos a personas fallecidas, a comerciantes en quiebra o personas en concurso de acreedores, a unidades militares o entidades análogas, envíos a menores de edad, correspondencia dirigida a un dominio web, y notificaciones destinadas a personas jurídicas y organismos públicos.
¿Qué hacer si se detecta un posible fraude en un envío contra reembolso antes de la entrega?
Se puede devolver al remitente directamente o almacenar en oficina si el destinatario manifiesta intención de denunciar.
Si se detecta el posible fraude antes de entregar, hay dos opciones: devolver el envío directamente al remitente, o si el destinatario manifiesta intención de interponer denuncia, se almacena el envío en la oficina hasta ser declarado sobrante. El empleado debe comunicar al cliente que ha de presentar copia de la denuncia para que el envío permanezca en el almacén.
¿Qué ocurre si se detecta el fraude después de haber entregado y cobrado un envío contra reembolso?
El cliente debe interponer denuncia policial y presentar copia en la oficina el mismo día para detener el pago al remitente.
Si ya se realizó la entrega con firma y cobro del reembolso, y el cliente comprueba que el contenido no corresponde con lo esperado, el empleado debe informarle que para cualquier actuación deberá poner denuncia policial y presentar copia en la oficina el mismo día. El responsable de oficina debe otorgar un estado de liquidación al envío en SGIE y esperar las diligencias policiales o judiciales antes de detener el pago al remitente.
¿Qué es el almacén de lista de correos y para quién está destinado?
Es un almacén para envíos dirigidos a personas sin residencia fija que usan la oficina de correos como dirección postal.
El almacén de lista está destinado a envíos ordinarios cuya dirección es la lista de correos de la oficina, pensado para personas que no tienen una residencia fija en la localidad. Si existen varias oficinas en la localidad, la entrega se realiza normalmente en la oficina principal del municipio. Los envíos se entregan al propio destinatario previa identificación con DNI, pasaporte, tarjeta de residencia o carné de conducir.
¿Qué aspectos controlan las oficinas técnicas sobre los servicios rurales y oficinas auxiliares?
Control de estampilladoras, asignación de productos para venta, puesta al pago y liquidación de giros, y liquidación de reembolsos.
La oficina técnica de la que dependen los servicios rurales lleva el control financiero de todos los movimientos metálicos. Los aspectos que controlan son: el control de estampilladoras y gasto de estampillas adscritas a la oficina auxiliar, la asignación y control de productos para la venta, la puesta al pago y liquidación de los giros, y la liquidación de reembolsos entregados.
¿Qué son los entornos especiales en la entrega de envíos y cuándo se aplican?
Son zonas donde los envíos se entregan en oficina en lugar de a domicilio por imposibilidad de reparto o prescripción reglamentaria.
Los entornos especiales son circunstancias donde los envíos se encaminan a la oficina de referencia: zonas de nueva ocupación sin reparto todavía, zonas donde no se puede realizar distribución a domicilio por distintos factores, zonas con casilleros concentrados pluridomiciliarios donde no se han instalado, o zonas donde el órgano regulador ha dictado resolución para entregar en oficina. En estos casos, la correspondencia ordinaria se entrega en oficina y la certificada depende de las circunstancias.
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