Tipos de Información Administrativa: General y Particular
Respuesta rápida
La información administrativa se clasifica en dos tipos: la información general, que es divulgativa y accesible sin identificación (horarios, requisitos, normativa), y la información particular, que se refiere al estado de tramitación de procedimientos concretos y solo puede solicitarla el interesado previa identificación, estando sujeta a la normativa de protección de datos.
Puntos clave
Dos tipos de información
La información administrativa se clasifica en general (artículo 2) y particular (artículo 3) del Real Decreto 208/1996.
Identificación diferenciada
La información general no requiere identificación; la particular exige verificar que el solicitante es el interesado.
Canales de atención
La información general puede darse por cualquier vía; la particular solo por canales que permitan verificar identidad.
Protección de datos
La información general no tiene implicaciones en LOPD; la particular puede contener datos personales protegidos.
Destinatarios
La información general es para el público en general; la particular solo para interesados en el procedimiento.
Difusión proactiva
La Administración debe difundir activamente información general a grupos sociales e instituciones cuando sea conveniente.
Paso a paso
Identificar qué tipo de información solicita el ciudadano
Si es información general, proporcionarla sin exigir identificación
Si es información particular, solicitar identificación del interesado
Verificar que el solicitante es efectivamente interesado o representante
Proporcionar la información por el canal adecuado
Ejemplos resueltos
Problema 1Un ciudadano llama por teléfono preguntando: '¿Cuáles son los requisitos para solicitar la beca MEC del Ministerio de Educación?'
Un ciudadano llama por teléfono preguntando: '¿Cuáles son los requisitos para solicitar la beca MEC del Ministerio de Educación?'
Solución:
- 1Identificar el tipo de información: se pregunta por requisitos generales, no por un expediente concreto
- 2Clasificar como información general: es divulgativa, orientadora y no contiene datos personales
- 3Determinar si se puede dar por teléfono: SÍ, la información general se puede dar por cualquier vía
- 4Proporcionar la información sin exigir identificación
Es información GENERAL. Se puede proporcionar por teléfono sin necesidad de identificación del solicitante.
Verificación: ¿Contiene datos personales? No. ¿Se refiere a un procedimiento concreto del solicitante? No. Por tanto, es información general.
Problema 2Un ciudadano llama por teléfono preguntando: '¿Cómo va mi solicitud de nacionalidad española? Mi número de expediente es el 12345.'
Un ciudadano llama por teléfono preguntando: '¿Cómo va mi solicitud de nacionalidad española? Mi número de expediente es el 12345.'
Solución:
- 1Identificar el tipo de información: se pregunta por el estado de tramitación de un procedimiento concreto
- 2Clasificar como información particular: se refiere a un expediente específico del solicitante
- 3Determinar si se puede dar por teléfono: NO, no es posible verificar la identidad del solicitante
- 4Indicar al ciudadano que debe acudir presencialmente con DNI o consultar a través de la sede electrónica
Es información PARTICULAR. NO se puede proporcionar por teléfono porque no es posible verificar la identidad del solicitante.
Verificación: ¿Se refiere al estado de un procedimiento concreto? Sí. ¿Puede contener datos personales? Sí. Por tanto, es información particular y requiere identificación verificable.
Problema 3Un vecino acude presencialmente a la oficina de atención al ciudadano y, tras identificarse con su DNI, pregunta cómo va el expediente de licencia de apertura de la discoteca de su vecino.
Un vecino acude presencialmente a la oficina de atención al ciudadano y, tras identificarse con su DNI, pregunta cómo va el expediente de licencia de apertura de la discoteca de su vecino.
Solución:
- 1Identificar el tipo de información: estado de tramitación de un procedimiento concreto = información particular
- 2Verificar si el solicitante es interesado: el vecino NO es interesado en el procedimiento de licencia de otro ciudadano
- 3Aplicar la regla: la información particular solo puede solicitarla el interesado o su representante
- 4Denegar la información explicando el motivo
Aunque es información particular y el solicitante se ha identificado, NO se puede proporcionar porque no es interesado en ese procedimiento.
Verificación: ¿Es el solicitante interesado o representante del interesado? No. Por tanto, no tiene derecho a acceder a esa información particular.
Tipos de Información Administrativa: General y Particular
Introducción
La correcta distinción entre información administrativa general y particular constituye uno de los conocimientos fundamentales para cualquier opositor a Auxiliar Administrativo del Estado. Este tema, regulado en el Real Decreto 208/1996, es uno de los más preguntados en los exámenes y tiene implicaciones prácticas directas en la atención al ciudadano.
La capacidad de identificar qué tipo de información está solicitando un ciudadano determina aspectos tan relevantes como si debemos exigir identificación, qué canales podemos utilizar para proporcionarla y qué implicaciones tiene en materia de protección de datos personales.
Marco normativo: Real Decreto 208/1996
La regulación de los tipos de información administrativa se encuentra en el Real Decreto 208/1996, por el que se regulan los servicios de información administrativa y de atención al ciudadano. Este Real Decreto establece la distinción fundamental entre dos categorías:
- Artículo 2: Información general
- Artículo 3: Información particular
Esta clasificación, aunque pueda parecer sencilla, tiene consecuencias muy relevantes que todo funcionario debe conocer y aplicar correctamente.
Información General
Definición
Según el artículo 2 del Real Decreto 208/1996, la información general comprende:
"Información sobre organización, competencias, servicios, procedimientos y normativa aplicable a los órganos administrativos y que está dirigida al público en general."
En términos prácticos, se trata de la información más básica y divulgativa: horarios de atención de oficinas, requisitos para solicitar ayudas o becas, documentación necesaria para trámites, normativa aplicable a determinados procedimientos, ubicación de servicios, etc.
Características fundamentales
1. No requiere identificación
Esta es posiblemente la característica más importante de la información general. Cualquier ciudadano puede solicitar y recibir información general sin necesidad de identificarse.
Un ciudadano puede acudir a una oficina de atención al público y preguntar cuáles son los requisitos para solicitar una beca, y el funcionario le proporcionará esa información sin necesidad de pedirle el DNI ni verificar su identidad.
2. Carácter divulgativo y orientador
La información general tiene como finalidad orientar y divulgar. Es similar a la información que encontramos en carteles públicos, folletos informativos o páginas web institucionales. Su objetivo es que el ciudadano conozca los servicios disponibles, los requisitos aplicables y los procedimientos existentes.
3. Múltiples vías de solicitud
La información general puede solicitarse y proporcionarse por cualquier vía:
- Presencial: acudiendo a las oficinas de atención al ciudadano
- Telefónica: llamando a los servicios de información
- Electrónica: por correo electrónico, formularios web o consultas en sede electrónica
No existe ninguna restricción sobre el canal utilizado.
4. No incluye datos personales
La información general nunca contiene datos personales. Su contenido está formado por datos de servicios públicos, información contenida en leyes y reglamentos, requisitos y procedimientos generales. Por esta razón, la información general nunca tiene conflictos con la Ley Orgánica de Protección de Datos.
5. Individual o colectiva
Puede proporcionarse a título individual (a un ciudadano concreto que la solicita) o de forma colectiva (por megafonía, carteles, campañas informativas, etc.).
Difusión proactiva
El artículo 2.3 del Real Decreto establece una obligación especial:
"Cuando resulte conveniente una mayor difusión, la información de carácter general deberá ofrecerse a los grupos sociales o instituciones que estén interesados en su conocimiento."
Esto significa que la Administración no solo debe responder cuando le solicitan información, sino que tiene el mandato de ser proactiva y difundir información relevante hacia:
- Asociaciones vecinales
- ONGs
- Colegios profesionales
- Instituciones educativas
- Otras entidades interesadas
Ejemplos de información general
- ¿Cuál es el horario del Servicio Público de Empleo Estatal (SEPE)?
- ¿Cuáles son los requisitos para solicitar la beca MEC?
- ¿Qué documentación necesito para renovar el DNI?
- ¿Dónde puedo presentar una solicitud de ayuda al alquiler?
- ¿Cuál es el plazo para presentar la declaración de la renta?
- ¿Qué normativa regula las licencias de apertura de establecimientos?
Información Particular
Definición
Según el artículo 3 del Real Decreto 208/1996, la información particular es aquella que:
"Se refiere sobre todo al estado de tramitación de un procedimiento concreto administrativo."
Esta definición marca una diferencia fundamental: ya no hablamos de información genérica y divulgativa, sino del estado específico de un procedimiento administrativo en el que el solicitante tiene interés.
Características fundamentales
1. Solo para interesados
La información particular únicamente puede ser solicitada por los interesados en el procedimiento administrativo o por sus representantes debidamente acreditados.
Esto conecta directamente con el artículo 53 de la Ley 39/2015, que establece los derechos de los interesados en el procedimiento administrativo, frente al artículo 13 que recoge los derechos de todos los ciudadanos.
Un vecino no puede solicitar información sobre el estado de la licencia de apertura de otro ciudadano, aunque se identifique correctamente, porque no es interesado en ese procedimiento.
2. Identificación obligatoria
Para acceder a información particular es imprescindible identificarse. La finalidad es doble:
- Verificar que quien solicita la información es efectivamente el interesado o su representante
- Garantizar la protección de los datos personales que pueda contener el expediente
3. Puede contener datos personales
A diferencia de la información general, la información particular puede contener datos personales protegidos. La respuesta a una consulta particular puede revelar:
- Que el interesado ha solicitado una ayuda social (situación económica)
- Que se ha denegado una solicitud y por qué motivo
- Qué documentación ha aportado
- En qué fase se encuentra su expediente
Por ello, proporcionar información particular a quien no sea interesado constituye una infracción de la normativa de protección de datos.
4. Canales restringidos
Esta es una de las características más importantes y debatidas. La información particular solo debe proporcionarse por canales que garanticen seguridad y confidencialidad, es decir, canales donde sea posible verificar la identidad del solicitante:
- Presencial: con presentación del DNI
- Sede electrónica: con identificación mediante certificado digital o Cl@ve PIN
¿Por qué no por teléfono?
Aunque en la práctica se hace (incorrectamente), la información particular no debería darse por teléfono porque:
- No existe forma fiable de verificar la identidad del llamante
- El funcionario no puede comprobar que quien llama es realmente el interesado
- Cualquiera podría hacerse pasar por el interesado
Dar información particular por teléfono a alguien que no sea el interesado supone una vulneración de la normativa de protección de datos.
Ejemplos de información particular
- ¿Cómo va mi solicitud de nacionalidad española?
- ¿Me han concedido ya la ayuda al alquiler?
- ¿Qué documentación me falta para completar mi expediente?
- ¿En qué fase está mi recurso de alzada?
- ¿Cuándo se resolverá mi solicitud de beca?
Cuadro comparativo
| Aspecto | Información General | Información Particular |
|---|---|---|
| Regulación | Artículo 2 RD 208/1996 | Artículo 3 RD 208/1996 |
| Contenido | Organización, servicios, procedimientos, normativa | Estado de tramitación de procedimientos concretos |
| Destinatarios | Público en general | Solo interesados |
| Identificación | No requerida | Obligatoria |
| Datos personales | No incluye | Puede incluir |
| Protección de datos | Sin implicaciones | Sujeta a LOPD |
| Canales | Todos (presencial, telefónico, electrónico) | Solo presencial o sede electrónica |
| Carácter | Divulgativo y orientador | Confidencial |
Implicaciones prácticas para el examen
Las preguntas sobre este tema en el examen de Auxiliar Administrativo del Estado pueden formularse de diversas formas:
Clasificación directa
"Un ciudadano pregunta cuáles son los requisitos para obtener el abono de transporte de mayores de 65 años. Esta información es: a) General b) Particular c) Reservada d) Confidencial"
Respuesta: General, porque se pregunta por requisitos genéricos, no por el estado de un expediente concreto.
Preguntas sobre identificación
"¿Debe identificarse un ciudadano para que se le informe del horario de atención de una oficina?"
Respuesta: No, porque es información general.
Preguntas sobre canales
"Un ciudadano llama por teléfono preguntando cómo va su solicitud de nacionalidad. El funcionario debe:"
Respuesta: Indicarle que debe acudir presencialmente con su DNI o consultar a través de la sede electrónica, ya que la información particular no puede darse por teléfono.
Preguntas sobre protección de datos
"Proporcionar a un tercero información sobre el estado de tramitación de una solicitud de ayuda social de otro ciudadano constituye:"
Respuesta: Una infracción de la normativa de protección de datos, ya que es información particular que solo puede darse al interesado.
Conclusión
La distinción entre información administrativa general y particular es un conocimiento fundamental que tiene aplicación práctica directa en la atención al ciudadano. Recordar las características de cada tipo permite:
- Determinar si es necesario solicitar identificación
- Elegir el canal adecuado para proporcionar la información
- Cumplir con la normativa de protección de datos
- Garantizar los derechos de los ciudadanos e interesados
Para el examen, es esencial no solo conocer la clasificación, sino dominar todas las consecuencias prácticas que se derivan de cada tipo de información.
Errores comunes
Proporcionar información particular por teléfono
El ciudadano pregunta por el estado de su expediente, solicitud o procedimiento concreto durante una llamada telefónica
Indicar al ciudadano que debe acudir presencialmente con su DNI o acceder a través de la sede electrónica con certificado digital o Cl@ve PIN
Exigir identificación para dar información general
Se pide el DNI a un ciudadano que solo pregunta por horarios, requisitos generales o normativa aplicable
Recordar que la información general no requiere identificación y se puede dar libremente a cualquier ciudadano
Dar información particular a quien no es interesado
Una persona pregunta por el estado de un procedimiento ajeno (de un familiar, vecino, etc.) aunque se identifique correctamente
Verificar siempre que el solicitante sea el interesado en el procedimiento o su representante debidamente acreditado
Confundir información sobre requisitos con información sobre el estado de una solicitud
No distinguir entre '¿Cuáles son los requisitos de la ayuda?' (general) y '¿Me han concedido la ayuda?' (particular)
Analizar si la pregunta se refiere a información genérica aplicable a todos o al estado específico de un procedimiento del solicitante
Pensar que la información particular no tiene implicaciones en protección de datos
Dar información sobre expedientes sin considerar que puede contener datos personales protegidos
Recordar que la información particular puede contener datos personales y su divulgación indebida constituye una infracción de la normativa de protección de datos
Glosario
- Información administrativa general
- Información sobre organización, competencias, servicios, procedimientos y normativa aplicable a los órganos administrativos, dirigida al público en general y que no requiere identificación para acceder a ella.
- Información administrativa particular
- Información referida al estado de tramitación de un procedimiento administrativo concreto, que solo puede ser solicitada por los interesados previa identificación.
- Interesado
- Persona que tiene derechos o intereses legítimos en un procedimiento administrativo y que, según el artículo 53 de la Ley 39/2015, tiene derecho a conocer el estado de tramitación de dicho procedimiento.
- Real Decreto 208/1996
- Norma que regula los servicios de información administrativa y de atención al ciudadano en la Administración General del Estado, estableciendo la distinción entre información general y particular.
- Difusión proactiva
- Obligación de la Administración de ofrecer información general a grupos sociales o instituciones cuando resulte conveniente una mayor difusión, sin esperar a que sea solicitada.
- Canales de atención al ciudadano
- Vías a través de las cuales la Administración proporciona información: presencial, telefónica y electrónica. La información particular solo puede darse por canales que garanticen la identificación.
- Protección de datos personales
- Normativa que regula el tratamiento de datos de carácter personal y que afecta especialmente a la información particular, ya que esta puede contener datos protegidos.
- Sede electrónica
- Dirección electrónica disponible para los ciudadanos a través de redes de telecomunicaciones, que permite la identificación mediante certificado digital o Cl@ve PIN para acceder a información particular.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia principal entre información general y particular?
La información general es divulgativa y no requiere identificación, mientras que la particular se refiere al estado de un procedimiento concreto y solo puede solicitarla el interesado identificándose.
La información general incluye datos sobre organización, servicios, horarios, requisitos y normativa, accesible por cualquier ciudadano sin necesidad de identificarse. La información particular se refiere específicamente al estado de tramitación de un procedimiento administrativo concreto, solo puede ser solicitada por quien sea interesado en dicho procedimiento, y requiere identificación previa del solicitante para garantizar la protección de los datos personales que pueda contener.
¿Puedo dar información particular por teléfono?
No es recomendable porque por teléfono no se puede verificar la identidad del solicitante.
Aunque en la práctica se hace, técnicamente la información particular no debería darse por teléfono porque no existe un medio fiable para verificar que quien llama es realmente el interesado o su representante. La información particular debe proporcionarse por canales que garanticen seguridad y confidencialidad, como la atención presencial con presentación del DNI o a través de la sede electrónica con identificación mediante certificado digital o Cl@ve PIN.
¿Qué ejemplos hay de información general?
Horarios de atención, requisitos para solicitar ayudas, normativa aplicable, ubicación de oficinas y servicios disponibles.
Son ejemplos de información general: cuál es el horario de apertura de una oficina, cuáles son los requisitos para solicitar una beca, qué documentación se necesita para un trámite, cuál es la normativa que regula un procedimiento, dónde se puede presentar una solicitud, cuáles son los plazos generales de un procedimiento, etc. Toda esta información es pública, divulgativa y no contiene datos personales de ningún ciudadano concreto.
¿Qué ejemplos hay de información particular?
Estado de tramitación de una solicitud, si se ha concedido una ayuda, qué documentación falta en un expediente concreto.
Son ejemplos de información particular: cómo va mi solicitud de nacionalidad, me han concedido ya la ayuda al alquiler, qué documentación me falta para completar mi expediente, en qué fase está mi recurso, cuándo se resolverá mi solicitud de beca. Todas estas consultas se refieren al estado específico de un procedimiento administrativo concreto y pueden contener datos personales del interesado.
¿Por qué la información particular tiene implicaciones en protección de datos?
Porque puede contener datos personales del interesado y su divulgación indebida constituye una infracción de la normativa de protección de datos.
La información particular se refiere al estado de tramitación de procedimientos concretos y puede revelar datos personales como: si alguien ha solicitado una ayuda social (revela situación económica), si se ha denegado una solicitud y por qué motivo, qué documentación ha aportado el interesado, etc. Proporcionar esta información a quien no sea el interesado o su representante vulnera la Ley Orgánica de Protección de Datos y puede constituir una infracción grave o muy grave.
¿Quién puede solicitar información particular?
Únicamente los interesados en el procedimiento administrativo o sus representantes debidamente acreditados.
Según el artículo 53 de la Ley 39/2015, solo los interesados tienen derecho a conocer el estado de tramitación de los procedimientos en los que tengan la condición de interesados. Por tanto, no se puede proporcionar información particular a familiares, vecinos u otras personas aunque se identifiquen correctamente, si no acreditan ser interesados en ese procedimiento concreto o representantes del interesado.
¿Qué es la difusión proactiva de la información?
Es la obligación de la Administración de dar a conocer información general a grupos sociales o instituciones cuando sea conveniente, sin esperar a que la soliciten.
El artículo 2.3 del Real Decreto 208/1996 establece que cuando resulte conveniente una mayor difusión, la información de carácter general deberá ofrecerse a los grupos sociales o instituciones que estén interesados en su conocimiento. Esto significa que la Administración no solo debe responder a solicitudes de información, sino también hacer un esfuerzo activo por difundir información relevante a asociaciones vecinales, ONG, colegios profesionales y otras entidades.
¿Por qué vías se puede solicitar información general?
Por cualquier vía: presencial, telefónica o electrónica.
Una de las características principales de la información general es que puede solicitarse y proporcionarse por cualquier canal de atención: presencialmente en las oficinas de atención al ciudadano, por teléfono llamando a los servicios de información, o por medios electrónicos como correo electrónico o formularios web. No hay restricciones porque al no contener datos personales ni referirse a procedimientos concretos, no existen riesgos de vulnerar la confidencialidad.
¿Cómo sé si tengo que identificar al ciudadano antes de darle información?
Si pregunta por el estado de su expediente o procedimiento concreto, sí. Si pregunta por información genérica (horarios, requisitos, normativa), no.
La clave está en determinar si la consulta se refiere a información genérica aplicable a todos los ciudadanos o al estado específico de un procedimiento del solicitante. Preguntas como '¿Cuáles son los requisitos?' o '¿Qué horario tienen?' son información general y no requieren identificación. Preguntas como '¿Cómo va mi solicitud?' o '¿Me han concedido la ayuda?' son información particular y requieren verificar la identidad del interesado.
¿En qué artículos del Real Decreto 208/1996 se regulan los tipos de información?
La información general se regula en el artículo 2 y la información particular en el artículo 3.
El Real Decreto 208/1996, por el que se regulan los servicios de información administrativa y de atención al ciudadano, dedica el artículo 2 a definir y caracterizar la información general, mientras que el artículo 3 hace lo propio con la información particular. Estos artículos son fundamentales para entender la distinción entre ambos tipos de información y sus implicaciones prácticas en la atención al ciudadano.
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