La fase de ordenación en el procedimiento administrativo
Respuesta rápida
La fase de ordenación del procedimiento administrativo es la segunda fase regulada en la Ley 39/2015, compuesta por cuatro artículos que organizan el expediente administrativo, establecen el impulso de oficio para garantizar la celeridad, permiten la concentración de trámites de igual naturaleza y fijan un plazo de diez días para cumplir los trámites desde la notificación.
Puntos clave
Expediente administrativo
Conjunto de documentos que fundamentan la resolución, siempre en formato electrónico, excluyendo información auxiliar o de apoyo.
Impulso de oficio
La Administración puede continuar por sí sola los trámites que no requieran intervención del interesado, garantizando la celeridad.
Orden de incoación
Los expedientes se tramitan por orden de llegada; su incumplimiento genera responsabilidad disciplinaria.
Concentración de trámites
Los trámites de igual naturaleza pueden acordarse en un solo acto para simplificar el procedimiento.
Plazo de diez días
El plazo para cumplir trámites y para subsanar es de diez días, contados desde el día siguiente a la notificación.
Decaimiento
Si no se cumple el plazo de subsanación, el interesado se considera decaído y pierde su derecho al trámite.
Cuestiones incidentales
Nunca suspenden la tramitación del procedimiento, salvo en el caso de la recusación.
Paso a paso
Identificar la fase de ordenación como la segunda fase del procedimiento administrativo
Organizar el expediente administrativo incluyendo solo documentos relevantes para la resolución
Aplicar el principio de impulso de oficio para mantener la tramitación sin interrupciones
Respetar el orden de incoación al tramitar expedientes
Concentrar en un solo acto los trámites de igual naturaleza que puedan realizarse simultáneamente
Cumplir los trámites en el plazo de diez días desde la notificación
Ejemplos resueltos
Problema 1Un ciudadano recibe una notificación el día 5 de marzo requiriéndole documentación. ¿Hasta cuándo tiene plazo para aportarla?
Un ciudadano recibe una notificación el día 5 de marzo requiriéndole documentación. ¿Hasta cuándo tiene plazo para aportarla?
Solución:
- 1Identificar la fecha de notificación: 5 de marzo
- 2Aplicar la regla de que el plazo empieza a contar al día siguiente: 6 de marzo
- 3Contar diez días desde el 6 de marzo
- 4El plazo finaliza el 15 de marzo (si todos son días hábiles)
El ciudadano tiene hasta el día 15 de marzo para aportar la documentación requerida, ya que el plazo de diez días comienza a contar desde el día siguiente a la notificación.
Verificación: Verificar que se cuentan solo días hábiles y que el cómputo comienza el día siguiente a la notificación
Problema 2La Administración detecta que falta un documento en la solicitud de un ciudadano que ya había recibido un requerimiento previo. ¿Qué debe hacer?
La Administración detecta que falta un documento en la solicitud de un ciudadano que ya había recibido un requerimiento previo. ¿Qué debe hacer?
Solución:
- 1Comprobar si el documento faltante se detectó tras el primer requerimiento
- 2Otorgar un plazo de subsanación de diez días
- 3Notificar al interesado el requerimiento de subsanación
- 4Si no se subsana en plazo, considerar al interesado como decaído en su derecho
La Administración debe conceder un plazo de subsanación de diez días. Si el interesado no aporta el documento en ese plazo, se le considerará decaído, es decir, que ha perdido el interés en continuar el trámite.
Verificación: Verificar que se ha notificado correctamente y que se ha indicado la consecuencia del incumplimiento
La Fase de Ordenación en el Procedimiento Administrativo
Introducción
La fase de ordenación constituye la segunda fase del procedimiento administrativo según la Ley 39/2015 del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas. Se trata de la fase más breve de todo el procedimiento, compuesta únicamente por cuatro artículos.
Existe cierto debate doctrinal sobre si debe considerarse una fase en sentido estricto o simplemente una pseudo-fase o fase auxiliar del procedimiento. En cualquier caso, su función es fundamental: ordenar todo lo relacionado con el procedimiento —el expediente, los documentos y los trámites— de cara a que se pueda llegar a una resolución o finalización del mismo.
El Expediente Administrativo
Definición y contenido
El expediente administrativo es el conjunto de documentos, papeles y actuaciones que dan fundamento a la resolución administrativa. Es, en esencia, la "carpeta" donde se reúne toda la documentación relevante del procedimiento.
Requisitos técnicos
El expediente administrativo debe cumplir:
- El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI)
- Toda la normativa técnica aplicable
- Siempre tendrá formato electrónico
Qué debe y qué no debe incluirse
Debe incluirse:
- Documentos que dan fundamento a la resolución
- Actuaciones relevantes para el procedimiento
- Toda la documentación esencial para la decisión final
No debe incluirse:
- Documentos de carácter informativo
- Documentos de carácter auxiliar
- Documentos de carácter de apoyo
Esta distinción es crucial para los opositores, ya que en los exámenes suele preguntarse qué tipo de documentación forma parte del expediente administrativo.
Principios de Ordenación del Procedimiento
El principio de celeridad
Uno de los principios rectores del procedimiento administrativo es el principio de celeridad. Este principio establece que el procedimiento debe avanzar de forma rápida y continua, sin interrupciones innecesarias.
Como se explica en la lección: el procedimiento "tiene que ir rápido, tiene que ir rodado".
El impulso de oficio
Cuando el procedimiento se detiene o se ralentiza, entra en juego el impulso de oficio. Este concepto implica que:
- La Administración por sí sola puede continuar aquellos trámites que ella pueda realizar
- No necesita intervención del interesado para estos trámites
- Siempre debe actuar con transparencia y publicidad de los trámites realizados
El impulso de oficio garantiza que el procedimiento no quede paralizado por la inacción del interesado cuando hay trámites que la Administración puede completar por su cuenta.
El orden de incoación
Cuando se acumulan múltiples expedientes, la Administración debe respetar el orden de incoación, es decir, el orden en el que llegaron los expedientes.
Consecuencias del incumplimiento:
- Si no se respeta el orden de incoación, se exigirá responsabilidad disciplinaria al funcionario responsable
- Los órganos responsables son aquellos que tienen atribuida la función de tramitar e impulsar el procedimiento
Esta regla garantiza la igualdad de trato entre los administrados y evita favoritismos o arbitrariedades en la tramitación.
La Concentración de Trámites
Concepto
La concentración de trámites es una técnica de simplificación administrativa que permite acordar en un solo acto todos aquellos trámites que:
- Sean de igual naturaleza
- Puedan realizarse simultáneamente
Finalidad
El objetivo de la concentración de trámites es:
- Hacer los trámites más simples
- Hacer los trámites más fáciles
- Reducir los tiempos de tramitación
- Simplificar la relación entre el ciudadano y la Administración
Requisito formal
Cuando se solicite la concentración de trámites, debe indicarse expresamente en la comunicación que se curse a tal efecto. Es decir, no se produce automáticamente, sino que debe acordarse y comunicarse adecuadamente.
Cumplimiento de Trámites: Plazos y Subsanación
Plazo general para cumplir un trámite
Cuando un administrado debe cumplir un trámite tras recibir una notificación, dispone de diez días para hacerlo.
Regla importante sobre el cómputo de plazos:
El plazo empieza a contar al día siguiente de la notificación o publicación, no desde el mismo día.
Esta regla es fundamental y frecuentemente preguntada en exámenes. Solo hay una excepción: cuando la norma fije expresamente un plazo distinto.
Plazo de subsanación
Cuando la Administración detecta que falta algún dato, papel o documento en la solicitud o trámite del interesado, concederá un plazo de subsanación de diez días.
El decaimiento
Si el interesado no cumple el plazo de subsanación, se producirá el decaimiento. Esto significa que:
- Se entiende que el interesado ha perdido el interés en cumplir ese trámite
- La Administración puede considerar desistido al interesado o archivar el procedimiento
Ejemplo práctico
Situación: Un ciudadano recibe una notificación el día 5 de marzo requiriéndole documentación.
Cálculo del plazo:
- Fecha de notificación: 5 de marzo
- El plazo empieza a contar: 6 de marzo (día siguiente)
- Plazo de diez días hábiles
- Fecha límite: 15 de marzo (aproximadamente, dependiendo de festivos)
Las Cuestiones Incidentales
Regla general
Las cuestiones incidentales son asuntos secundarios o accesorios que surgen durante la tramitación del procedimiento. La regla general es clara:
Las cuestiones incidentales nunca suspenden la tramitación del procedimiento.
Única excepción: la recusación
La recusación es el único supuesto en el que una cuestión incidental puede suspender el procedimiento. La recusación es el mecanismo por el cual se aparta a un funcionario o autoridad de un procedimiento por existir causa que comprometa su imparcialidad.
Resumen de los Puntos Clave
| Aspecto | Contenido |
|---|---|
| Número de artículos | 4 artículos |
| Expediente administrativo | Solo documentos que fundamentan la resolución |
| Formato del expediente | Siempre electrónico |
| Impulso de oficio | La Administración continúa trámites por sí sola |
| Orden de incoación | Por orden de llegada; su incumplimiento genera responsabilidad disciplinaria |
| Concentración de trámites | Un solo acto para trámites de igual naturaleza |
| Plazo para cumplir trámites | 10 días desde el día siguiente a la notificación |
| Plazo de subsanación | 10 días |
| Consecuencia del incumplimiento | Decaimiento del interesado |
| Cuestiones incidentales | No suspenden el procedimiento, salvo recusación |
Conclusión
La fase de ordenación, aunque breve, cumple una función esencial en el procedimiento administrativo: garantizar que todo esté organizado y en orden para poder llegar a una resolución. Sus cuatro artículos regulan aspectos prácticos fundamentales como el expediente electrónico, el impulso de oficio, la concentración de trámites y los plazos de cumplimiento.
Para el opositor, es especialmente importante recordar:
- Los plazos empiezan a contar al día siguiente de la notificación
- El expediente solo contiene documentos relevantes, no auxiliares
- El incumplimiento del orden de incoación genera responsabilidad disciplinaria
- Las cuestiones incidentales no suspenden el procedimiento, salvo la recusación
Estos puntos son frecuentemente objeto de preguntas en las oposiciones de Administración Sanitaria y otras oposiciones de la Administración Pública.
Errores comunes
Contar el plazo de diez días desde el mismo día de la notificación
El interesado presenta documentación un día antes de lo debido o calcula mal la fecha límite
Recordar siempre que el plazo empieza a contar desde el día SIGUIENTE a la notificación o publicación, salvo que la norma fije un plazo distinto
Incluir en el expediente administrativo documentos de carácter auxiliar o informativo
El expediente contiene información que no fundamenta directamente la resolución
Incluir en el expediente únicamente los documentos y actuaciones que dan fundamento a la resolución administrativa
Alterar el orden de incoación de los expedientes
Se tramitan expedientes posteriores antes que otros que llegaron primero sin justificación
Respetar estrictamente el orden de llegada de los expedientes, ya que su incumplimiento genera responsabilidad disciplinaria
Suspender la tramitación por cuestiones incidentales
El procedimiento se paraliza mientras se resuelve una cuestión incidental
Las cuestiones incidentales nunca suspenden la tramitación del procedimiento, salvo en el caso de la recusación
Considerar la fase de ordenación como una fase principal del procedimiento
Se le atribuye mayor importancia de la que tiene en el esquema del procedimiento
Entender que es una pseudo-fase o fase auxiliar que sirve para organizar el procedimiento de cara a la resolución
Glosario
- Fase de ordenación
- Segunda fase del procedimiento administrativo regulada en la Ley 39/2015, compuesta por cuatro artículos, cuya finalidad es ordenar el expediente, documentos y trámites para llegar a la resolución.
- Expediente administrativo
- Conjunto de documentos, papeles y actuaciones que fundamentan la resolución administrativa. Debe tener formato electrónico y cumplir el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
- Impulso de oficio
- Principio por el cual la Administración puede continuar por sí sola aquellos trámites que pueda realizar sin necesidad de intervención del interesado, garantizando la celeridad del procedimiento.
- Principio de celeridad
- Principio que exige que el procedimiento administrativo avance de forma rápida y continua, sin interrupciones innecesarias.
- Orden de incoación
- Criterio por el cual los expedientes deben tramitarse respetando el orden en que fueron iniciados o llegaron a la Administración.
- Concentración de trámites
- Técnica que permite acordar en un solo acto todos aquellos trámites de igual naturaleza que puedan realizarse simultáneamente, simplificando el procedimiento.
- Plazo de subsanación
- Período de diez días que se concede al interesado para aportar datos o documentos que faltan en su solicitud o trámite.
- Decaimiento
- Situación en la que el interesado pierde su derecho a continuar el trámite por no cumplir el plazo de subsanación, entendiéndose que ha perdido el interés en el procedimiento.
- Cuestiones incidentales
- Asuntos secundarios que surgen durante la tramitación del procedimiento y que no suspenden su curso, salvo en el caso de la recusación.
- Esquema Nacional de Interoperabilidad
- Normativa técnica que establece los criterios y recomendaciones para garantizar que los sistemas de información de las Administraciones Públicas sean interoperables.
Preguntas frecuentes
¿Cuántos artículos componen la fase de ordenación del procedimiento?
La fase de ordenación consta de cuatro artículos.
Es la fase más breve del procedimiento administrativo y algunos autores ni siquiera la consideran una fase en sí misma, sino una pseudo-fase o fase auxiliar que sirve para organizar todo lo necesario de cara a la resolución.
¿Qué documentos deben incluirse en el expediente administrativo?
Solo los documentos y actuaciones que fundamentan la resolución administrativa.
No se deben incluir documentos de carácter informativo, auxiliar o de apoyo. El expediente debe contener únicamente aquello que da fundamento directo a la resolución y debe cumplir el formato electrónico según el Esquema Nacional de Interoperabilidad.
¿Desde cuándo empieza a contar el plazo de diez días para cumplir un trámite?
Desde el día siguiente a la notificación o publicación.
Salvo que la norma fije un plazo distinto, el cómputo del plazo comienza siempre al día siguiente de la notificación o publicación, no desde el mismo día en que se recibe.
¿Qué ocurre si no cumplo el plazo de subsanación?
Se te considerará decaído, es decir, que has perdido el interés en el trámite.
El decaimiento implica que la Administración entenderá que no tienes interés en continuar con el procedimiento y podrá archivarlo o continuar sin tu participación activa.
¿Qué es el impulso de oficio?
Es la capacidad de la Administración de continuar los trámites por sí sola sin necesidad del interesado.
Se basa en el principio de celeridad: el procedimiento debe avanzar sin parar. La Administración puede realizar todos los trámites que no requieran intervención del interesado, siempre con transparencia y publicidad de dichos trámites.
¿Las cuestiones incidentales suspenden el procedimiento?
No, nunca suspenden la tramitación, salvo en el caso de la recusación.
Las cuestiones incidentales son asuntos secundarios que surgen durante el procedimiento, pero no paralizan su curso. La única excepción es la recusación, que sí puede suspender la tramitación.
¿Qué consecuencias tiene no respetar el orden de incoación de expedientes?
Genera responsabilidad disciplinaria para el funcionario responsable.
Los expedientes deben tramitarse por orden de llegada. Si un funcionario altera este orden sin justificación, puede ser sancionado disciplinariamente por incumplir esta obligación.
¿Qué es la concentración de trámites?
Es acordar en un solo acto todos los trámites de igual naturaleza que puedan hacerse simultáneamente.
Esta técnica simplifica el procedimiento al permitir que varios trámites de la misma naturaleza se realicen en un único acto, reduciendo tiempos y cargas administrativas. Debe indicarse en la comunicación que se curse a tal efecto.
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